企业管理员
负责企业入驻、组织架构、成员权限与知识库建设
企业管理员通过管理端完成企业注册、部门搭建、员工账号创建与角色分配，统筹知识库建设，并查看使用统计与问答记录。通常由 IT 负责人或 HR 管理员担任。
进入管理端1 企业注册与首次登录
- 打开管理端：从产品主页点击「进入管理端」，或直接访问管理端地址。
- 注册企业租户：在登录页点击「注册」，填写用户名、密码、企业名称、联系人等信息，提交后自动创建企业租户。
- 首次登录：使用注册的账号登录管理端，注册账号默认拥有企业管理员权限。
- 熟悉工作台：登录后进入「数据概览」，可查看知识库数量、文档数量、问答次数等统计信息。
2 搭建组织架构
- 进入组织结构管理：在左侧菜单选择「组织结构管理」。
- 创建部门：按企业实际架构添加一级、二级部门（如「总部 → 人力资源部 → 招聘组」）。
- 调整层级：支持编辑部门名称、调整上下级关系，便于后续按部门分配知识库访问权限。
3 创建员工并分配角色
- 进入用户管理：在左侧菜单选择「用户管理」，点击「新增用户」。
- 填写员工信息：输入用户名、密码、姓名，选择所属部门。
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分配角色：根据职责勾选角色：
- 知识库维护员：可创建知识库、上传文档、执行向量化；
- 普通会话用户：可在 PC 端 / 移动端进行智能问答；
- 同一人可同时拥有多个角色。
- 通知员工：将账号密码通过安全渠道告知员工，建议首次登录后修改密码。
4 知识库建设与管理
谁来维护知识库？
知识库的日常维护通常由知识库维护员负责——管理员在「用户管理」中为其分配该角色即可。若企业尚未设置维护员（如初创团队或小型企业），企业管理员也可直接完成知识库创建、文档上传与向量化，待团队扩大后再指定专人接手。
- 确定负责人员：评估是否已有合适人选担任知识库维护员。若有，在「用户管理」中分配「企业知识库维护人员」角色并交代任务；若无，由管理员自行承担以下步骤。
- 创建知识库：进入「知识库管理」，点击「新增」，填写知识库名称与描述（如「人力资源制度」「产品操作手册」），建议按业务领域拆分多个知识库。
- 上传文档：进入目标知识库的「文档管理」，上传 PDF、Word、TXT、Markdown、CSV、Excel 等格式的制度、手册与 FAQ 文档。
- 执行向量化：文档上传后点击「向量化」，等待处理完成。向量化状态变为「已完成」后，员工方可基于该文档内容提问。
- 通知全员使用：知识库就绪后，通知员工通过 PC 端或移动端选择对应知识库开始问答；后续文档更新可交由维护员或管理员持续跟进。
5 日常管理与监控
- 查看数据概览：定期查看仪表盘，了解知识库建设进度与问答活跃度。
- 提问管理：在「提问管理」中查看全员问答记录，分析热点问题，发现知识缺口。
- 角色调整：员工岗位变动时，在「用户管理」中更新部门或角色权限。
- 跟进知识库质量：协调或亲自补充文档，确保员工提问能得到准确回答；若已设维护员，定期与其沟通更新进度。
常见问题解答
注册时提示用户名已存在怎么办？
用户名在全平台唯一，请更换一个字母数字组合的用户名（最多 8 位）。若为企业内部已有账号，可直接使用原账号登录。
没有知识库维护员，管理员需要自己上传文档吗？
是的。企业管理员拥有知识库管理权限，在未指定维护员的情况下，需自行创建知识库、上传文档并完成向量化。建议团队稳定后指定专人担任维护员，管理员转为统筹与监督即可。
如何区分知识库维护员和普通员工？
知识库维护员负责在管理端维护知识库与文档；普通员工仅使用 PC 端或移动端进行问答。在「用户管理」编辑用户时，通过勾选不同角色即可分配。
员工忘记密码如何处理？
企业管理员可在「用户管理」中编辑对应用户，重置其登录密码，并通过安全渠道告知员工。
一个员工可以同时是维护员和普通员工吗？
可以。在角色分配时同时勾选「企业知识库维护人员」和「普通会话用户」即可，该员工既能维护文档，也能使用问答功能。
如何知道知识库是否已可用？
在管理端「知识库管理」中，确认文档已上传且向量化状态为「已完成」。之后员工在 PC / 移动端选择该知识库即可正常提问。